Grundvoraussetzung für ein kleines Vereinsfest ist, dass dieses ausschließlich von den Vereinsmitgliedern getragen wird. In VereinsR 2001 Rz 306 werden die Umstände näher dargestellt, die vorliegen müssen, damit ein Vereinsfest ausschließlich von den Vereinsmitgliedern getragen wird. Ergänzend dazu sollen die Durchführung der Verpflegung und die Erbringung von Unterhaltungsdarbietungen näher präzisiert werden.

1. Die Verpflegung darf ein beschränktes Angebot nicht übersteigen und darf ausschließlich durch Vereinsmitglieder oder deren nahe Angehörigen bereitgestellt und verabreicht werden.
Diese Voraussetzung ist nicht verletzt, wenn neben der Abgabe von Getränken und Speisen durch Vereinsmitglieder ein zusätzliches, im Umfang geringfügiges Speisenangebot durch einen fremden Dritten bereitgestellt und verabreicht wird (zB ein “Hendlbrater”, ein Langosverkäufer). Dies gilt aber nur dann, wenn die Gäste unmittelbar in Vertragsbeziehung zu diesem fremden Dritten treten. Wird die gesamte oder ein wesentlicher Teil der Verpflegung durch einen Wirt oder einen Caterer übernommen, ist dies für das Vorliegen eines kleinen Vereinsfestes schädlich. Ungeachtet dessen sind die Bewirtungsumsätze dieses Caterers für die Bemessung der Umsätze des Vereines für die automatische Ausnahmegenehmigung nach § 45a BAO nicht zu berücksichtigen (siehe VereinsR 2001 Rz 200).

2. Unterhaltungsdarbietungen dürfen ausschließlich durch regionale und der breiten Masse nicht bekannte Künstler erfolgen.
Werden Musikgruppen oder andere Künstlergruppen für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen beauftragt, kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass diese regional und der breiten Masse nicht bekannt sind, wenn der übliche Preis, den diese Musikgruppe oder die Künstlergruppe normalerweise für ihre Auftritte verrechnet, 800 Euro pro Stunde nicht überschreitet.

3. Werden sonstige Tätigkeiten, deren Durchführung durch einen Professionisten behördlich angeordnet ist bzw. deren Durchführung durch Nichtprofessionisten verboten ist, nicht von Vereinsmitgliedern ausgeübt, ist dies unschädlich (zB behördlich beauftragte Beschäftigung eines Securitydienstes während des Festes, Durchführung eines Feuerwerkes). Dies gilt auch für die Durchführung von Tätigkeiten, deren Vornahme durch die Vereinsmitglieder unzumutbar ist (zB Aufstellen eines Festzeltes). 

DOWNLOAD DOKUMENT (pdf)

Dieser Erlass ist auf alle offenen Fälle anzuwenden. Bundesministerium für Finanzen, 14. Mai 2014 
In Findok veröffentlicht am: 15.05.2014 betrifft: § 45a BAO, Bundesabgabenordnung, BGBl. Nr. 194/1961